În data de 6 mai 2021 a intrat în vigoare OUG 36/2021 privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, însoţite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului în domeniul relaţiilor de muncă, şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative.

Ordonanța de urgență reglementează următoarele aspecte de interes pentru angajatori și angajați:

1. Modificări aduse Codului muncii

• Contractele individuale de muncă și actele adiționale pot fi semnate de către părți folosind semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, însoţită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului.
• Angajatorul poate utiliza semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, însoţită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat pentru întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relaţiilor de muncă rezultate la încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului individual de muncă, în condiţiile stabilite prin regulamentul intern şi/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, potrivit legii.
• Contractele individuale de muncă şi actele adiţionale, precum şi înscrisurile/documentele din domeniul relaţiilor de muncă semnate prin utilizarea instrumentelor electronice descrise mai sus se arhivează de către angajator cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, şi ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată, şi vor fi puse la dispoziţia organelor de control competente, la solicitarea acestora.
• Dacă legea cere forma scrisă pentru validitatea înscrisurilor atunci această cerință se consideră îndeplinită şi dacă înscrisul este întocmit în formă electronică şi este semnat cu semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată, însoţită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului, în condiţiile legii.
• Angajatorul poate folosi aceste instrumente electronice de semnare și în relația cu instituţiile publice, la întocmirea înscrisurilor/documentelor din domeniul relaţiilor de muncă/securităţii şi sănătăţii în muncă.
• Angajatorul nu poate obliga persoana selectată în vederea angajării ori, după caz, salariatul să utilizeze semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, însoţită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului, la încheierea contractului individual de muncă/actului adiţional la contract sau a altor documente emise în executarea contractului individual de muncă, după caz.
• La încheierea contractului individual de muncă/actului adiţional la contract sau a altor documente emise în executarea contractului individual de muncă, după caz, părţile trebuie să utilizeze acelaşi tip de semnătură, respectiv semnătura olografă sau semnătura electronică avansată sau calificată, însoţită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat.
• Obligația de informare a persoanei selectate în vederea angajării ori salariatului, după caz, se extinde și asupra procedurilor privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate însoţite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului.
• Salariaţii cu munca la domiciliu au obligaţia de a respecta şi de a asigura confidenţialitatea informaţiilor şi documentelor utilizate în timpul muncii la domiciliu.

2. Modificări aduse Legii 81/2018 privind reglementarea activității de telemuncă

• Angajatorul este în drept să verifice activitatea telesalariatului în principal prin utilizarea tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor.
• Se abrogă obligația ca pentru contractul individual de muncă încheiat sau modificat pentru activitatea de telemuncă să se specifice și locul/locurile desfăşurării activităţii de telemuncă, convenite de părţi. Cu toate acestea, subzistă în continuare obligația ca în cazul activităţii de telemuncă, contractul individual de muncă să indice, în aplicarea art. 17 alin. (3) lit. b) din Codul muncii, locul de muncă sau, în lipsa unui loc de muncă fix, posibilitatea ca salariatul să muncească în diverse locuri.
• Telesalariatul are obligația să respecte şi să asigure confidenţialitatea informaţiilor şi documentelor utilizate în timpul desfăşurării activităţii de telemuncă.

3. Modificări aduse Legii securităţii şi sănătăţii în muncă nr. 319/2006

• Dovada instruirii în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă poate fi realizată în format electronic sau pe suport hârtie în funcţie de modalitatea aleasă de către angajator, stabilită prin regulamentul intern. În cazul folosirii variantei în format electronic, dovada instruirii trebuie să fie semnată cu semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată însoţită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului.